Napirend kontra jegyzőkönyv
A napirend és a jegyzőkönyv az értekezlet két legfontosabb összetevője. A találkozót szervező személynek sok minden jár a fejében, például az ütemezés, az időpont, a helyszín, a vendégek, a találkozó terve stb. Ezért szükséges tisztában lenni a napirend és a jegyzőkönyv közötti különbségekkel.
Napirend
A napirend egy olyan szó, amely egy értekezlet ütemtervének vagy programjának leírására szolgál. Ez egy lista azokról a dolgokról, amelyeket meg kell tenni vagy meg kell beszélni a találkozó során. Minden megszervezett hivatalos találkozónak meg kell határoznia a napirendjét. Van egy sorrend, amelyben a napirendi pontokat felveszik és megvitatják az ülésen, és az ülés napirendje egyértelműen megemlíti ezt a sorrendet. Ezt a napirendet jóval azelőtt köröztetik a vendégek között, hogy a találkozó időpontjában ténylegesen a helyszínre érkeznének, hogy lehetővé tegyék számukra a megbeszélés során megvitatásra kerülő témák megismerését. A napirend másik célja, hogy a résztvevők ennek megfelelően készüljenek fel, és ne érjenek váratlanul.
Percek
A jegyzőkönyv egy olyan kifejezés, amelyet a hivatalos megbeszélés során készült hivatalos jegyzőkönyvre használnak. Ezek a jegyzőkönyvek feljegyzésként szolgálnak a megbeszélés során történtekről, és egy idő után emlékeztetik az embereket, ha elfelejtik. Ezek a jegyzőkönyvek mindazok számára is hasznosak, akik nem tudnak részt venni az ülésen, hiszen mindent megtudnak, ami az ülésen történt. A jegyzőkönyv tartalmazza az ülés helyszínének megnevezését, az ülés időpontját, valamint az ülésen megjelentek névsorát. Ezek a jegyzőkönyvek a jegyzőkönyvet felvevő személy nevét is tartalmazzák.
Mi a különbség a napirend és a jegyzőkönyv között?
• A napirend egy értekezlet ütemezése, és elmondja az események sorrendjét az értekezlet során, hogy a vendégek előre felkészülhessenek.
• A jegyzőkönyv egy hivatalos ülés hivatalos jegyzőkönyvére vonatkozik. A jegyzőkönyv fontos, hogy emlékeztessen arra, mi történt egy jövőbeli találkozó során, ha az emberek elfelejtik.
