Kiemelt különbség – Főkönyv vs próbaegyenleg
A főkönyv és a próbaegyenleg készítése a számviteli ciklus két fő tevékenysége, amelyek az év végi pénzügyi kimutatások elkészítéséhez szükségesek. A fő különbség a főkönyvi és a próbaegyenleg között az, hogy a főkönyv olyan számlák halmaza, amelyek részletesen lebonyolított tranzakciókat tartalmaznak, míg a próbaegyenleg egy kimutatás, amely a főkönyvi záró egyenlegeket rögzíti.
Mi az a főkönyv
A főkönyv a számlák azon fő készlete, amelyen a pénzügyi éven belül lebonyolított összes tranzakció rögzítésre kerül. A főkönyvben lévő információk az általános naplóból származnak, amely egy kezdeti könyv a tranzakciók beviteléhez. A főkönyv a tranzakciók összes terhelési és jóváírási bejegyzését tartalmazza, és eszközosztályokkal van elválasztva. (Eszközök, kötelezettségek, saját tőke, bevételek és ráfordítások)
Pl. Az egyedi eszközszámlákat, például készpénzt, kintlévőségeket, előlegeket stb. az eszközök besorolása alatt kell elszámolni.
A nagy volumenű vállalkozásoknál, ahol sok tranzakciót bonyolítanak le, előfordulhat, hogy a nagy mennyiség miatt nem kényelmes az összes tranzakciót a főkönyvbe bevinni. Ebben az esetben az egyes tranzakciókat a „leányvállalati főkönyvekben” rögzítik, és a végösszegeket a főkönyvi számlára utalják át. Ezt a fiókot „ellenőrző fióknak” nevezik, és itt rögzítjük azokat a fióktípusokat, amelyek általában magas aktivitási szinttel rendelkeznek.
1. ábra: Példa a főkönyvi egyenlegre
Mi az a próbaegyenleg?
A próbaegyenleg egy összesített munkalap, amely tartalmazza az összes főkönyvi egyenleget egy adott időpontban (általában a számviteli év végén), azzal a szándékkal, hogy ellenőrizze a főkönyvi egyenlegek matematikai pontosságát. Az összes terhelési egyenleg az egyik oszlopban lesz rögzítve, a hitelegyenlegek pedig a másikban.
A próbaegyenleg egyetlen dokumentumban egyetlen pillantással biztosítja az összes záróegyenleget, ezért könnyen használható referenciaeszközként. Előfordulás esetén számos lehetséges hiba feltárásában is segít, és segít azonosítani a naplóbejegyzések típusát, amelyeket fel kell könyvelni az azonosított hibák kijavításához.
A próbaegyenleg fő céljai és felhasználási területei
Döntési eszközként való felhasználás a főkönyvi egyenlegek matematikai pontosságának biztosítására
Ha egy elszámolási időszak összes tranzakcióját pontosan rögzítik, a próbaegyenleg terhelési egyenlegeinek összegének meg kell egyeznie a jóváírási egyenlegek összegével.
A pénzügyi információk rögzítésével kapcsolatos hibák észlelése és kijavítása
Bizonyos típusú hibák a főkönyvben a próbaegyenlegen keresztül azonosíthatók. Ők:
- Részleges kihagyás hibái (Csak a terhelés vagy a jóváírás szerepel a számlákban)
- Továbbvitel hibái (A záró egyenleg hibásan van továbbítva)
- Átküldési hibák (a fiók teljes összegét többé-kevésbé rögzítik)
Hiba esetén a különbözetet okozó összeg a „függő számlára” kerül a javításig. Ha a próbaegyenleg terhelési oldala meghaladja a jóváírást, akkor a különbözet jóváírásra kerül a függő számlán, és ha a jóváírás nagyobb, mint a terhelési egyenleg, a különbözet a függő számlán kerül terhelésre. A hibák azonosítása, kijavítása és a próbaegyenleg összeszámolása után a függőszámlát lezárják, mivel az egyenleg már nem létezik.
A következő bejegyzések azonban nem okoznak eltérést a próbaegyenlegben.
- Elvi hibák (A bejegyzések nem megfelelő típusú fiókba kerülnek)
- Teljes kihagyás hibái (A bejegyzések teljesen kimaradtak a könyvelésből)
- Jutalék hibái (A bejegyzés a megfelelő típusú számlán van elhelyezve, de rossz a számla)
- Eredeti bejegyzés hibái (helytelen összeget könyveltek el a megfelelő számlákra)
- Kitérítési hibák (Két vagy több fiók helytelen bejegyzései kioltják egymást)
- A teljes visszavonás hibái (a megfelelő összeget a megfelelő számlákra könyvelik, de a terheléseket és a jóváírásokat visszavonták)
Mi a különbség a Főkönyv és a próbaegyenleg között?
Főkönyv és próbaegyenleg |
|
| A főkönyv az összes tranzakciót rögzítő számlák halmaza. | Próbaegyenleg egy összesített kimutatás, amely tükrözi a főkönyvi egyenlegeket. |
| Cél | |
| A cél a tranzakciók utolsó bejegyzéseinek rögzítése. | A cél a főkönyvi egyenlegek matematikai pontosságának ellenőrzése. |
| Fiókbesorolás | |
| Ez a fiókok osztályának megfelelően történik | Nincs számlák osztályozása. |
| Időszak | |
| Ez a számviteli év során történt tranzakciókat rögzíti. | Ez a számviteli év utolsó napján készül. |
Összefoglaló – Főkönyv vs próbaegyenleg
Míg a könyvelési folyamat korábban nagyon időigényes és költséges volt, ma már kevesebb idő és erőfeszítéssel elvégezhető az automatizált könyvelő szoftver használatával. Fontos, hogy pontosan megértsük a főkönyvi és próbaegyenleg közötti különbséget, mivel mindkettő fontos lépést jelent az év végi pénzügyi kimutatások elkészítésében. Ha eltérések vannak a terhelési és a jóváírási egyenlegek között, azokat ki kell vizsgálni, és javító bejegyzéseket kell feladni a pénzügyi kimutatások elkészítésének megkezdése előtt.
