Kulcs különbség – RFI RFP vs RFQ
Az RFI, RFP és RFQ háromféle dokumentum, amelyet a projektkiválasztási kritériumokban használnak. Egyes projektek mindhárom dokumentumot felhasználják a szállítók kiválasztására, projektjavaslatok és árajánlatok fogadására tőlük. Az RFI, RFP és RFQ létfontosságú eszközök, amelyek segítségével sikeres beszerzési megoldást lehet elérni. A legfontosabb különbség az RFI, az RFP és az RFQ között az, hogy az RFI (Request For Information) egy dokumentum, amellyel információkat gyűjtenek a különböző beszállítóktól annak eldöntésére, hogy a vállalat melyik szállítótól szerezze be a termékeket vagy szolgáltatásokat, míg az RFP (Request For Proposal) egy dokumentum, amelyben a vállalat részletes és összehasonlítható ajánlatok részleteit kéri a különböző beszállítóktól egy meghatározott termékre vagy szolgáltatásra, és az RFQ (Request For Quotation) egy versenyképes ajánlati dokumentum, amellyel a beszállítókat felkérik, hogy tegyenek ajánlatot projektekre.
Mi az az RFI?
Az RFI (Request for Information) egy olyan dokumentum, amelyben a különböző beszállítóktól származó információkat gyűjtik össze annak eldöntése érdekében, hogy a vállalat melyik beszállítótól szerezzen be termékeket vagy szolgáltatásokat. Ez a módszer akkor válik hasznossá, ha sok potenciális szállító közül lehet választani. Ez lehetővé teszi a szervezet számára, hogy a potenciális beszállítókat rövid listára gyűjtse, és válassza ki a legmegfelelőbb beszállítót vagy beszállítókat. Az RFI összetevői az alábbiakban találhatók.
- Tartalomjegyzék
- Bevezetés (az RFI célja)
- Az RFI hatálya
- Befejezendő sablon
- A következő lépések részletei
Pl., a K cég egy ügyvédi iroda, amely két új irodát kíván építeni két városban. A K cég öt lehetséges beszállítót azonosít, akik befejezhetik az irodák építését. K cég nem tud alapos részleteket ezekről a beszállítókról, ezért RFI-t küld, hogy további információkat kapjon róluk.
Mi az az RFP?
Az RFP (Request for Proposal) egy dokumentum, amelyben a vállalat részletes és összehasonlítható ajánlatokat kér a különböző szállítóktól egy meghatározott termékre vagy szolgáltatásra vonatkozóan. Ez egy mindent magában foglaló dokumentum, amelynek minden szükséges információt tartalmaznia kell a megalapozott vásárlási döntés meghozatalához. A vállalatnak elegendő időt kell erre fordítania ahhoz, hogy felsorolja az összes specifikációt, amelyet a beszállítóktól tudni szeretne. Az RFP-t az RFI elvégzése után kell kérni. A következő kritériumokat kell szerepeltetni az ajánlatkérőben.
- Tartalomjegyzék
- Alapvető információk az ügyfélről és a folyamatról
- A projekt hatóköre
- A projekt tervezett időtartama
- Üzleti követelmények
- A projekt költségvetése
- Minőségi előírások
- Beküldési feltételek
- Értékelési szabványok
A fenti példát folytatva:
Pl., K vállalat megkapja az információkat az öt lehetséges beszállítótól, és úgy dönt, hogy három beszállító teljesíti a vállalati követelményeket. K szeretné tudni mindhárom beszállító projektjavaslatának részleteit, ezért ajánlatkérést küld.
Mi az az ajánlatkérés?
Az RFQ (Request for Quotation) egy versenyképes ajánlattételi dokumentum, amely arra szolgál, hogy felkérjék a szállítókat, hogy nyújtsanak be ajánlatot projektekre. Az ajánlatkérésnek tartalmaznia kell egy műszaki specifikációt, valamint a kereskedelmi követelményeket. Az RFQ-t IFB-nek (Invitation for Bid) is nevezik. Általában az ajánlatkérést egy ajánlatkérő előzi meg, ahol a szűkített beszállítóktól részletesebb árajánlatot kérnek. A következő összetevőket kell szerepeltetni az ajánlatkérésben.
- Ajánlatkérés
- Ajánlatspecifikáció
- Árajánlat
- Értékelési szempontok
A fenti példát folytatva:
Pl. Mindhárom projektjavaslat értékelése után K két szállító ajánlatát részesíti előnyben. Így K úgy dönt, hogy árajánlatot kér a megfelelő beszállítóktól, és kiküld egy ajánlatkérést.
01. ábra: RFQ sablonja
Mi a különbség az RFI RFP és az RFQ között?
RFI vs RFP vs RFQ |
|
| Visszatérítés | |
| RFI | Az RFI egy olyan dokumentum, amelyet különböző beszállítóktól származó információk gyűjtésére használnak egy projekthez. |
| RFP | Az Az RFP egy olyan dokumentum, amely részletes és összehasonlítható ajánlatok kérésére szolgál különböző beszállítóktól a projekthez. |
| RFQ | Az Az ajánlatkérő egy versenyképes ajánlattételi dokumentum, amellyel beszállítókat hívnak meg ajánlattételre a projektre. |
| Átfogó árinformációra van szükség | |
| RFI | Az RFI szakaszban az átfogó árinformációk iránti igény nagyon korlátozott, mivel a vállalat nem tudja, hogy a szállítók hajlandóak lesznek-e ajánlatot tenni. |
| RFP | Az RFP Stage árinformációkat kér a projektjavaslat részeként. |
| RFQ | Az ajánlatkérési szakaszban rendkívül átfogó árinformációra van szükség. |
| Szállítói szövetség szintje | |
| RFI | A beszállítói szövetség az RFI-ben javasolt |
| RFP | A beszállítói társulást az ajánlatkérési szakaszban kérik a projektjavaslaton keresztül. |
| RFQ | Az ajánlatkérési szakaszban a beszállítók társulása létfontosságú, mivel ezt követően a vállalat dönti el, hogy melyik beszállítót köti ki a projekttel. |
Összefoglaló – RFI vs RFP vs RFQ
Az RFI RFP és az RFQ közötti különbség attól függ, hogy ezeket a dokumentumokat a beszállítóktól származó információk megszerzésére (RFI), projektjavaslat kérésére (RFP) vagy árajánlat kérésére (RFQ) használják. Az internethasználat növekedésével a legtöbb vállalat ezeket a dokumentumokat teljes egészében az interneten keresztül dolgozza fel. A lehető legjobb ár és minőség elérése érdekében továbbra is fontos szempont a legmegfelelőbb beszállító kiválasztása a sok közül. Az ilyen kiválasztási kritériumok azonban jelentős időt vehetnek igénybe.
